Rozpatrując wnioski o nową kartę składane przez internet bardzo często mamy problem z załączonymi zdjęciami - bywają one często nieostre, niewyrażne, z mocno zniekształconymi kolorami, zaszumione itp, Z powodu nieakceptowalnej fotografii kilkadziesiąt wniosków elektronicznych zostało cofniętych "do poprawy" i będą rozpatrywane, gdy wnioskodawcy podmienią fotografie na spełniające wymagania - chociaż w minimalnym zakresie. 

Jeśli telefonem komórkowych wykonywana jest reprodukcja  zdjęcia papierowego (fotografii) pamietajcie o dobrym oświetleniu (ale żeby nie było odbić i cienia telefonu) oraz o ustawieniu równoległym telefonu do fogorefowanego zdjęcia - barwa światła jaką oświetlacie reprodukowane zdjęcie powinna być jaknajbardziej zbliżona do światła białego. 
Jeśli skanujecie fotografię o rozmiarach 3,5 x 4,5 za pomocą skanera płaskiego pamiętajcie o wykadrowaniu. Bardzo często zdarzają się załączone pliki - skany formatu szyby skanera, na których właściwe zdjęcie stanowu niewielki obszar - bardzo trudno nam się kadruje takie zdjęcia naszym systemie.
Przed skanowaniem dobrze przetrzeć szybę skanera i zdjęcie z kurzu i pyłków. 
Większość aparatów w telefonach komórkowych zniekształca obiekty fotografowane z bliska (np zniekształcenie beczkowe obiekt na środek kadru jest rozciągnięty, a boki ściśnięte) - taka twarz wygląda bardzo nienaturalnie, lepiej fografować z większej odległości i wykadrować zdjęcie przed wysłaniem.  

Nie załączamy zdięć: grupowych, plenerowych, z wakacji,  z imprez towarzyskich, osoba fotografowana powinna być w postawie stojącej lub siedzącej wyprostowanej.   

Fotografia powinna być aktualna, w przypadku małych dzieci wykonana w ciągu ostatnich 12 miesięcy, na jednolitym jasnym tle, odwzorowująca naturalny kolor skóry, mająca dobrą ostrość oraz pokazująca wyraźnie oczy, zwłaszcza źrenice, a także twarz od wierzchołka głowy do górnej części barków tak, aby twarz zajmowała 70-80 % fotografii. Fotografia ma przedstawiać osobę w pozycji frontalnej, bez nakrycia głowy i okularów z ciemnymi szkłami oraz bez odbić światła od szkieł okularów, patrzącą na wprost z otwartymi oczami, nieprzesłoniętymi włosami, z naturalnym wyrazem twarzy i zamkniętymi ustami. 

- w przypadku składania wniosku w formie papierowej załączona powinna być fotografia kolorowa o wymiarach. 35 x 45 mm na papierze fotograficzny, podpisana czytelnie na odwrocie. (fotografia po zeskanowaniu zostanie zwrócona, a w razie braku takiej możliwości zniszczona)

- w przypadku załączania fotografii do formularza internetowego powinien być to pliki o jednym z rozszerzeń: tiff, jpg lub png o rozmiarach min. 492x633 pikseli i objętości pliku do 2,5 MB. fotografie w innych proporcja będą kadrowane.
Jeśli wykonujemy zdjęcie w zakładzie fotograficznym warto poprosić o udostępnienie lub przesłanie na email wersji elektronicznej wykonanengo djęcia - będzie jak znalazł przy składaniu wszelkich wniosków drogą elektroniczną.

Wykonując samodzielnie zdjęcie, zachowajmy rozwagę i przygotujmy się do tego. To w naszym interesie jest abyśmy byli rozpoznawalni, a nasza karta wyglądała estetycznie. Pamiętajmy, że karta zbliżeniowa to nie tylko karta mieszkańca, to również Warszawska Karta Miejska, która będzie weryfikowana również przez kontrolerów ZTM, konduktorów w pociągach.
Istotne jest równomierne jasne tło. Nie okno, czy plaża podczas wakacji. Najlepiej aby światło z zewnątrz  oświetlało fogorafowaną osobę od frontu
Osoby starsze jeśli nie mają aktualnego zdjęcia w formie papierowej mogą poprosić o wykonanie zdjęcia za pomocą telefonu komórkowego kogoś z rodziny lub znajomego. Pracownik Urzędu nie dokonuje żadnych edycji korekt przesłanego.

Kolejnym pojawiającym się problemem jest zbyt wąskie kadrowanie - brak miejsca na bokach jeśli krawędezie zdjęcia są przy uszach to wykadrowanie takiej fotorfii do formatu wydruku 7x9 (3,5x4,5) cm przy wykorzystaniu całej dostępnej szerokości zdjęcia oznacza że ktoś nie będzie miał widocznych włosów i szyii.